[tttgallery] Man hört vor Vorfreude das Meer förmlich rauschen, wenn man am Computer auf den „Jetzt buchen“-Button des Urlaubsangebotes klickt. Nicht mehr lang, und die Seele kann bei Sand, Strand und Sonne baumeln. Aber gerade für Selbstständige ist es schwierig, loszulassen. Eine Studie ergab, dass Selbstständige in Großbritannien beispielsweise nur 14 Urlaubstage pro Jahr nehmen. Wenn Sie einige der folgenden Tipps beherzigen, können Sie getrost mehr als 14 Tage im Jahr in der Ferne verbringen, ohne sich um den Betrieb zu sorgen. Laden Sie sich die Checkliste am Ende des Beitrags herunter, um genau zu sehen, welche Aufgaben sie noch vor dem Urlaub erledigen müssen und wie der Betrieb während Ihrer Abwesenheit organisiert werden kann.
So wird die Buchung stressfreier
Zuerst sollten Sie sich klar machen, in welche Zeit Sie Ihren Urlaub legen möchten. Als Faustregel gilt: Trauen Sie Ihrer Intuition – und den Auftragsbüchern der letzten Jahre! Wenn Sie erfahrungsgemäß wissen, dass in einem gewissen Zeitraum das Arbeitspensum abnimmt, können Sie Ihre Urlaubsplanung darauf abstimmen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ohne (schulpflichtige) Kinder muss diese nicht unbedingt in die deutschen Schulsommerferien fallen. So sind Sie flexibler, Flug- sowie Hotelkosten bleiben im überschaubaren Rahmen und Sie bleiben vor ellenlangen Staus auf den Autobahnen verschont. Feier- und Brückentage können Sie zur Planung ebenfalls im Auge behalten. Bei der Urlaubsplanung spielt auch die Psyche eine große Rolle. Forscher haben herausgefunden, dass gestresste oder überarbeitete Menschen vor allem am Abend oder während der Arbeitszeit dazu neigen, teurere Unterkünfte zu buchen. Nehmen Sie sich daher ein wenig Zeit am Wochenende und setzen Sie sich in einer ruhigen Minute zur Buchung an Computer oder Tablet. Zudem sollten Sie sich einen Puffertag, sowohl vor als auch nach dem Urlaub einbauen. Stressforschern zufolge verbringt man einen entspannteren Urlaub, wenn man zuhause noch mental zur Ruhe kommen kann. Am Tag zwischen Rückreise und Arbeitsbeginn können Sie sich innerlich darauf einstellen wieder in den Betrieb zu kommen und gedanklich die ersten Aufgaben strukturieren.
Das A und O: Den Betrieb für die Abwesenheit organisieren
Ist der Chef nicht im Haus und das für eine längere Zeit, ist eine Urlaubsvertretung, die seine Aufgaben übernimmt, unabdingbar. Deshalb müssen Zuständigkeiten zeitig geklärt werden. Überlegen Sie sich genau, wer welche Tätigkeiten am kompetentesten bearbeiten kann, während Sie nicht im Betrieb sind. Dieser Schritt erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen in Ihre Mitarbeiter. Beugen Sie vor, indem Sie dem Team in persönlichen Einzelgesprächen diese Verantwortung bewusst machen.
Tipp: Bestimmen Sie einen Mittelsmann, der zwischen Ihnen und den jeweiligen Ansprechpartnern kommuniziert. Dieser kann einen Tagesbericht anfertigen und Ihnen zukommen lassen, sodass Sie stressfrei über die neuesten Entwicklungen informiert sind. Vereinbaren Sie dafür am besten vor dem Urlaub eine feste Zeit, beispielsweise jeden Morgen um 9 Uhr für eine Stunde. So wissen die Arbeitnehmer und Ihre persönliche Vertretung, dass Sie um diese Zeit für Fragen und Anliegen zu Sprechen sind. So sind Sie nicht ständig erreichbar und können ruhigen Gewissens den Rest des Tages das Handy oder den Laptop beiseite legen.
Sie haben noch offene Rechnung zu begleichen bzw. zu stellen oder ein Projekt, das in den Endzügen steckt? Versuchen Sie vor Ihrem Urlaub so viele Altlasten loszuwerden, wie es Ihnen möglich ist. Schicken Sie Ihren Kunden noch vor Urlaubsantritt offene Rechnungen und decken Sie laufende Fristen für Gehälter, Überweisungen oder beispielsweise Steuervoranmeldungen, indem Sie sie vor den Urlaub verlegen oder an externe Dienstleister, wie Steuerberater und Co., weitergeben. Laufende Projekte sollten Sie unbedingt mit dem Team besprechen und wichtige Nummern übergeben. Welche Aufgaben stehen noch an? Klären Sie Zuständigkeiten mit internen Kräften und externen Verantwortlichen wie dem Bauherren, sodass vor allem auf Baustellen ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Vergessen Sie nicht, wichtige Hinweise zu Materiallieferungen, besonderen Arbeitsschritten oder anderem weiterzugeben, sodass der Geschäftsbetrieb wie gewohnt weiterlaufen kann.
Die Rückkehr entspannt meistern
Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Damit die Rückkehr aber nicht so planungsintensiv und stressig wird, wie die Zeit vor dem Urlaubsantritt, können Sie Vorkehrungen treffen. Definieren Sie vor Ihrer Abwesenheit die fünf wichtigsten Aufgaben und versehen Sie sie mit Prioritäten. So haben Sie einen Leitfaden, mit dem Sie leichter in den Arbeitsalltag zurückfinden. Verzichten Sie in den ersten paar Tagen außerdem auf Auswärtstermine, damit Ihnen genügend Zeit bleibt, auf unbeantwortete Emails zu reagieren und liegengebliebene Anfragen abzuarbeiten. Lassen Sie sich von Ihrer Urlaubsvertretung und den jeweiligen Projektverantwortlichen über den aktuellen Stand ins Bild setzen. Aber nehmen Sie sich nicht zu viel vor – gerade am ersten Tag schadet es nicht, das Büro einigermaßen pünktlich zu verlassen, damit die Urlaubsentspannung ein wenig länger anhält.
Clevere Checkliste zur Organisation des Malerbetriebs nutzen
Die Mappe Redaktion hat Ihnen für die Vorbereitung auf die Urlaubszeit eine Checkliste zusammengestellt. Diese können Sie sich mit einem Klick herunterladen und nach Belieben ausfüllen.
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Einzelurlaub oder Betriebsferien? Lieber Urlaub für das ganze Team
Sollten nicht nur Sie als Chef in den Urlaub fahren wollen, während der Betrieb mit entsprechenden Ansprechpartnern geöffnet bleibt, lohnt die Einführung von Betriebsferien für alle Arbeitnehmer. Auch wenn Sie im Vorfeld Ansprechpartner für verschiedene Bereiche festlegen, kann es sein, dass Fragen offen bleiben und Sie im wohlverdienten Urlaub schließlich doch die Emails checken und dringende Anrufe entgegennehmen müssen. Wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen, gibt es keinen Grund mehr für Diskussionen und Konflikte bei der Vergabe der Urlaubstage, die Mitarbeiter können sich mit ihrer individuellen Planung darauf einstellen. Allerdings muss der Urlaubszeitraum je nach Bundesland so gelegt werden, dass auch Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern problemlos in den Urlaub fahren können. Ein triftiges Argument für den übergreifenden Betriebsurlaub: Eingespielte Teamprozesse werden nicht unterbrochen, weil eng zusammenarbeitende Teams auseinandergerissen werden. Übergangslösungen gehören damit der Vergangenheit an. Auch die Kunden können sich auf gleichbleibende Qualität und Produktivität verlassen, schließlich sind nach den Betriebsferien alle Ansprechpartner wieder zur Stelle. Wichtig ist aber, dass Sie Ihren Kunden frühzeitig kommunizieren, wann und für wie lange der Betrieb geschlossen bleibt. So können sich die Kunden ebenfalls darauf einstellen. Tipp der Redaktion: Nutzen Sie die Ferien, in denen der Betrieb sowie geschlossen bleibt, für notwendige Wartungs- oder Renovierungsarbeiten für die Bürofläche oder den Onlineauftritt. So wird der Arbeitsalltag nicht gestört und Sie können nach dem Urlaub in neuer Frische durchstarten.
