Virtuelle Sekretärin bei Bedarf

Viele kleine und mittelständische Unternehmen können sich eine festangestellte Sekretärin nicht leisten. Sie stecken in der Zwickmühle: Auf der einen Seite ist der Aufwand der administrativen Aufgaben (noch) so gering, dass sich die Anstellung einer Sekretärin/eines Sekretärs  nicht rentiert bzw. finanziell nicht abbilden lässt. Auf der anderen Seite möchte doch jeder Unternehmer einen erstklassigen Service seinen Kunden bieten und dazu gehört eben auch die telefonische Erreichbarkeit.

analytics-2697949_1280
Wer mit seinem Betrieb noch ganz am Anfang steht, kann sich einen virtuellen Sekretariatsservice buchen.

Um exakt dieser Herausforderung zu begegnen, haben einige Anbieter gerade aus der Telekommunikationsbranche einen Sekretariatsservice ins Leben gerufen und in ihrem Portfolio aufgenommen. Auch wenn sich die Ausführungen und die inkludierten Services bei den Anbietern stark unterscheiden, ist das Prinzip von jedem Sekretariatsservice gleich: Telefonisten nehmen auf Kundenwunsch im Namen des Unternehmens Telefongespräche entgegen, fassen die Inhalte des Telefonats zusammen und stellen diese dem Unternehmen zur Verfügung.

Die Abrechnung variiert von Anbieter zu Anbieter: Einige kalkulieren pro weitergeleiteten Anruf, andere berechnen per Sekunden-/Minutenpreis oder auch anhand eines bestimmten monatlichen Anrufkontingents. Genauso wie die Abrechnung unterscheiden sich auch bei den Anbietern die Optionen der Benachrichtigung (Fax, E-Mail, SMS etc.), der Anrufverfügbarkeit (24/7, Kernzeiten, Wochenende, Randzeiten) und der Steuerung des Service (App, Telefon etc.).

Geringere Betriebskosten

Das durchschnittliche Bruttomonatseinkommen einer Vollzeit-Sekretärin bzw. eines Sekretärs beträgt ohne Sonderzahlungen rund 2.400 Euro. Ein Sekretariatsservice kann hingegen bereits unter 100 Euro pro Monat in Anspruch genommen werden. So sind die Fixkosten bei einer virtuellen Sekretärin geringer, gleichzeitig ist aber auch die Verfügbarkeit höher. Denn als Unternehmer muss man selbstverständlich auch Krankheitstage, Urlaub oder Fortbildungen bei festangestellten Sekretärinnen berücksichtigen. Ein Sekretariatsservice steht bei Bedarf auch rund um die Uhr auch am Wochenende zur Verfügung.

Erhöhte Effizienz und Produktivität

Geschäftsführer von Startups oder kleinen und mittleren Betrieben sind für den Erfolg und die Zielerreichung ihrer Firma entscheidend. Sie sind die Impulsgeber und Visionäre, sie führen das (kleine) Team und gehen mit guten Beispiel voran. Die ihnen zur Verfügung stehende Zeit ist wertvoll und sollte nicht ausschließlich durch Telefondienst »vergeudet« werden. Die Produktivität von Leistungsträgern wird durch ständiges Unterbrechen von Kernarbeiten wie zum Beispiel die Beratung von Kunden, die strategische Planung des Personals und der Geschäftsaktivitäten sowie die Arbeiten bei Kunden vor Ort aufgrund klingender Telefone beeinträchtigt, wie Hans-Lennart Klaper, von der Firma Elektrotechnik Klaper GmbH aus eigener Erfahrung weiß: »In einem kleinen Büro muss man sich als Geschäftsführer auch einmal die Zeit einräumen, um konzentriert und in Ruhe Dinge abarbeiten zu können. Wenn immer wieder das Telefon klingelt, verliere ich die notwendige Konzentration und vor allem die Zeit, um alle Aufgaben sorgfältig zu erledigen.« In solchen Fällen kann die Telefonweiterleitung auf ein Sekretariatsservice einen wichtigen Beitrag für mehr Effizienz und Produktivität leisten.

Einfache Skalierung

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, zu wachsen, das Geschäft auszubauen und Umsätze zu steigern. Personal lässt sich aufstocken: Unternehmer können weitere Sekretärinnen einstellen, um mehr Anrufe entgegen zu nehmen. Aber wenn dann doch weniger Arbeit anfällt als ursprünglich geplant, stehen Kündigungsfristen, Abfindungen etc. im Raum, die weitere Kosten verursachen. Bei einem Sekretariatsservice sieht es anders aus. Hier können Unternehmer nach Bedarf aufstocken bzw. auch herunter skalieren. Die Flexibilität ist größer und das Risiko von ungenutzten kostenintensiven Personalressourcen vermeidbar.

Ralf Hausmann, Geschäftsführer eines neunköpfigen Umzugsunternehmens, nutzt den Sekretariatsservice der 11880 Internet Services AG und ist sich sicher, dass die Entscheidung für eine virtuelle Sekretärin für sein Unternehmen Hausmann Umzüge richtig war: »Auf das Mehr an Mobilität und Flexibilität möchte ich nicht mehr verzichten. Zudem sind meine Kunden zufrieden, wenn sie stets eine freundliche Stimme am anderen Ende der Leitung erreichen und eine Nachricht hinterlassen können. So kann ich mich auf mein Geschäft konzentrieren und gleichzeitig Kundenanfragen bedienen.«

 

 


Autor:

Jörn Hausmann ist der General Manager des Geschäftsbereichs Call Center Services bei 11880.com. In seiner Position verantwortet er neben der Telefonauskunft 11880* auch das Call Center-Drittgeschäft sowie den 11880 Sekretariatsservice. Durch seine langjährige Erfahrung im Kundenkontakt weiß Jörn Hausmann, wie und an welcher Stelle des Kundendialogs innovative Technologien besonders effektiv eingesetzt werden können.