So finden Sie die richtige Branchensoftware

Branchensoftware für Maler sorgt dafür, dass im Unternehmen administrativ und wirtschaftlich alles im grünen Bereich bleibt. Doch bei der Auswahl und Einführung sollte man einiges beachten. Wir haben einmal alle relevanten Produkte der Branche unter die Lupe genommen, um Ihnen die Auswahl oder den Umstieg auf ein neues System leicht zu machen.

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Immer noch glauben erstaunlich viele Handwerker, auch ohne Branchensoftware auskommen zu können. Stattdessen behelfen sie sich mit Office-Standardprogrammen. Zu diesem Ergebnis kommen diverse Umfragen und Studien. ERP-Software nutzt danach nur ein Teil – der Rest arbeitet zwar mit PC-Unterstützung, behilft sich aber mit Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulations-programmen. Diese eignen sich aber nur begrenzt, denn sie verfügen weder über Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten noch schöpfen sie alle Rationalisierungspotenziale aus. Außerdem ist Office-Software nicht GoBD-konform, denn sie erfüllt nicht die seit 2015 geltenden Regeln für die elektronische Buchführung. Hier hatten wir unter anderem darüber berichtet.

Der »digitale Betriebswirt«

Enterprise Resource Planning, kurz ERP-Software, dient der rationellen Abwicklung, Steuerung und Optimierung von Projekt- und Betriebsabläufen. Wichtige Funktionsbereiche von ERP-Programmen beinhalten kaufmännische, technische und verwaltende Prozesse rund um die Auftragsabwicklung – von der Ausschreibung und Kalkulation, über die Angebotserstellung, bis zur Abrechnung. Drumherum gruppieren sich Funktionen und Module für die Materialwirtschaft, Baustellen- und Mitarbeiter-Einsatzplanung, Finanz- und Rechnungswesen, betriebliches Controlling usw. Während sich einfache ERP-Branchenprogramme für kleine und mittelständische Betriebe auf diese Kernbereiche konzentrieren, beinhalten umfassende ERP-Komplettlösungen auch das Dokumenten- (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder die Personal-, Fahrzeug- und Gerätewirtschaft. Der Vorteil dieser, aus mehreren, ineinander greifenden Modulen bestehenden Softwarelösungen ist, dass man einmal erfasste Daten mehrfach und vielfältig nutzen kann – für die Abwicklung und Kontrolle von Aufträgen und Projekten, als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen oder für die Unternehmenssteuerung. ERP-Branchenprogramme minimieren den Zeitaufwand für den täglichen »Bürokram«, beschleunigen Routinearbeiten, vermeiden unnötige und fehleranfällige Tätigkeiten wie die Mehrfacherfassung von Daten und senken Kosten für administrative Tätigkeiten.

Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungseingang

Welche Funktionen ERP-Software im Einzelnen bietet, hängt vom jeweiligen Programm und dessen Struktur ab. ERP-Software ist in der Regel modular aufgebaut. Auf diese Weise kann sich der Anwender seine individuelle Lösung bedarfsorientiert zusammenstellen. Der Vorteil: Man muss nur in diejenigen Programm-Module investieren, die man für seine Arbeit auch tatsächlich benötigt. Ist später eine Funktionserweiterung erforderlich, werden einfach entsprechende Module hinzugekauft. Modularität kann aber auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen (z. B. bestimmte Schnittstellen) teuer hinzugekauft werden müssen. Zu den Pflichtfunktionen von ERP-Software gehören die Stammdaten-Verwaltung von Kunden- und Lieferantenadressen, Artikeln, Leistungen usw., die Auftragsbearbeitung für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, VOB-gerechten Aufmaßen, Teil- und Schlussrechnungen usw. Angesichts des Preiskampfes im Malerhandwerk ist die Vor- und Nachkalkulation besonders wichtig, denn sie ermöglicht knapp kalkulierte und dennoch in der Gewinnzone liegende Angebote sowie einen schnellen Soll-Ist-Vergleich. Weitere wichtige Grundfunktionen sind das Aufmaß, Zeiterfassung, Offene-Posten-Verwaltung, Mahnwesen, Lager-, Material- und Projektverwaltung, diverse Schnittstellen für den digitalen Datenaustausch mit Kunden, Projektpartnern und Lieferanten oder mit dem jeweils im Büro eingesetzten Lohnprogramm. Hinzu kommen branchenspezifische Funktionen für Maler, Gipser und Stuckateure für die Angebotskalkulation, Auftragsabwicklung, Aufmaß- und Massenberechnung, Teil- und Schlussrechnung oder eine branchenspezifische Leistungs- und Artikeldatenbank. Letztere ist das Herzstück jeder Branchensoftware und, je nach Hersteller, unterschiedlich gut mit Inhalten befüllt und strukturiert: zum Beispiel chronologisch nach dem Baustellenablauf, nach manuellen und maschinellen Tätigkeiten, Untergründen usw. In jedem Fall sollten sie individuell erweiterbar sein durch eigene Texte, Texte von Bauproduktherstellern oder Datenbanken wie etwa www.ausschreiben.de oder www.malerstammdaten.de, die teilweise bereits mit Zeit- und Materialansätzen ausgestattet sind. Zur »Kür« malerspezifischer Lösungen zählen Zusatzfunktionen wie mobile Zeiterfassung, das Dokumenten- oder Kundenmanagement, das Foto-Aufmaß oder eine digitale Farbgestaltung.

Checkliste: Darauf sollte man achten

Aufgrund der großen Funktionsvielfalt von ERP-Software ist es unmöglich, eine vollständige »Checkliste« zusammenzustellen. Auf folgende Punkte sollte man aber ein besonderes Augenmerk legen: Da ist zunächst das Softwarekonzept – handelt es sich beispielsweise um eine ausschließlich für das Malerhandwerk zugeschnittene Software oder um eine allgemeine ERP-Software mit einem Handwerker-Aufsatz? Konzentriert sich ein Softwarehersteller ausschließlich auf das Maler- und Stuckateurhandwerk, respektive ist die Software speziell auf dieses Gewerk zugeschnitten, kann im Hinblick auf Praxistauglichkeit, Funktionstiefe und -umfang von Vorteil sein. Bei größeren Betrieben ist ferner wichtig, ob das Programm netzwerkfähig ist und wie viele Mitarbeiter mit zuvor definierten Rechten an den Projekt- und Betriebsdaten arbeiten können. Bei den Adressdaten sollte nach Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und sonstigen Adressen unterschieden werden. Dabei sollten Informationen wie Name, Titel, Adresse, Ansprechpartner, alle Kommunikations- und Rechnungsdaten (Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen usw.), erfasst werden, denn diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen usw. Die Verwaltung von Artikeln und Leistungen sollte eine möglichst umfangreiche Datenbank mit malerspezifischen Artikeln und Leistungen enthalten, inklusive Kurztext, Langtext, Berechnungseinheit, Einkaufspreis, Rabatten, Zuschlägen, Artikelfotos usw. Bei der Vorkalkulation sollte man auf frühere, ähnliche Angebote zurückgreifen können und auf einen Blick sehen, ob man mit dem Angebotspreis im grünen Bereich liegt oder drauflegen muss. Bei der Nachkalkulation sollten Positionen aus der Vorkalkulation automatisch übernommen und alle anfallenden Material-, Lohn- und sonstigen Kostenpositionen erfasst werden. Im Idealfall sollten diese Daten automatisch aus einer digitalen Zeiterfassung bzw. dem Bestellwesen einfließen. Soll- und Ist-Kosten oder -Zeiten sollten übersichtlich miteinander verglichen werden können. Heutzutage leider immer wichtiger ist die Offene-Posten-Verwaltung, mit der unbezahlte Rechnungen überwacht werden können. Kundenrechnungsdaten sollten unter Berücksichtigung der individuellen Zahlungsvereinbarungen in der Offene-Posten-Liste automatisch übernommen werden und bei überfälligen Rechnungen sollten automatisch standardisierte Mahnschreiben erstellt werden.

Gute Bedienbarkeit ist nicht zu unterschätzen

Bei der Auswahl der richtigen Software sollte man allerdings nicht nur darauf achten, ob die Software bestimmte Funktionsanforderungen erfüllt, sondern auch, wie einfach und intuitiv oder kompliziert und umständlich Arbeitsabläufe sind. Das gilt ebenso für tägliche Aufgaben bei der Auftragsabwicklung wie für Änderungen oder Berichtigungen und daraus resultierende Folgeänderungen. Auch sollte man nicht unüberlegt und unter Zeitdruck auswählen, sondern vorher elementare Fragen klären: Welche betrieblichen Abläufe sollen vorrangig verbessert werden? Was muss die Software sofort leisten, was kann später ergänzt werden? Dazu sollte man ein individuelles Pflichtenheft erstellen, das essentielle Forderungspunkte enthält. Erfüllt eine Software einen oder mehrere dieser Punkte nicht, ist das bei der Vorauswahl ein »KO-Kriterium«. So lässt sich die Vielzahl der Lösungen besser eingrenzen. Bleiben nach dieser Vorauswahl zwei bis drei Produkte übrig, sollte es nicht mehr schwer fallen, über eine Vorführung und anschließende Teststellung »die Richtige« zu finden.

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