Kommunikation – Was meinen Sie wirklich?

Verstehen die Empfänger Ihre Briefe schon beim ersten Lesen? Oft wird die Bedeutung der Verständlichkeit unterschätzt.

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Damit Kunden, Partner und Mitarbeiter mühelos nachvollziehen können, was Sie meinen, gilt es nur ein paar wenige Ratschläge zu beherzigen

Meist ist es Unachtsamkeit, die das Verständnis erschwert. Dabei wusste schon Schopenhauer: »Nichts ist schwerer, als bedeutende Gedanken so auszudrücken, dass jeder sie verstehen muss.« Daran hat sich bis heute nichts geändert. Experten sind sich einig, was Verstehen fördert: Gliederung, Einfachheit, Kürze, Prägnanz und eine positive Sprache.
Zum besseren Verständnis meiner Leser gebe ich der Einfachheit die Farbe Gelb. Damit habe ich ein Bild aus Ihrer Welt gewählt – der Welt der Farben.

Meist ist es Unachtsamkeit, die Verständnis erschwert

Gelb steht für Lebensfreude und Klarheit, die wir nur haben, wenn unser Leben einfach ist. Klingt wie eine Binsenweisheit, ist aber anspruchsvoll, weil es schwer ist, eine komplexe Sache einfach zu erklären. Bekannte Wörter und Sprachbilder aus der Welt des Empfängers (hier Gelb) machen die Sache leichter. Auch Vergleiche und kurze Sätze unterstützen das Verstehen.

Kurze Sätze sind das A und O

Sie erhöhen das Verständnis. Jeder Hauptgedanke gehört deshalb in einen neuen Satz. Haben Sie bemerkt, dass dieser Absatz mit lauter kurzen Sätzen begonnen hat? Was fällt Ihnen beim nochmaligen Lesen auf? Bildeten wir nur kurze Hauptsätze, würde der Leser schnell ermüden. Um aus dieser Monotonie auszubrechen, hat sich ein Kompromiss bewährt: Man setze zwischen die Hauptsätze immer wieder einen angehängten Nebensatz. Das sorgt für Abwechslung und Sprachmelodie. Füllen Sie Ihre Sätze mit Wörtern, die der Empfänger kennt.

Wer im Fachjargon spricht, schließt vom Verständnis aus

Fachwörter erleichtern die Kommunikation nur unter Experten. Wer einem Laien gegenüber im Fachjargon spricht, schließt diesen sicher vom Verständnis aus. Zudem schwingt Hochmut mit, der zwischen den Zeilen spürbar wird. Auch Anglizismen gilt es zu vermeiden. Eine Handelskette hat ihre Lehre aus dem missverstandenen Werbespruch »Come in and find out« längst gezogen.

Nicht so negativ

Zu Missverständnissen führt ebenso die Negativsprache: »Bitte erteilen Sie den Auftrag nicht per E-Mail.« Ins Positive umgedeutet, könnte dieser Satz lauten: »Schicken Sie uns den Auftrag per Briefpost.« Dass wir die positive Satzvariante besser verstehen, hat einen einfachen Grund. So wie ein Maler seine Ideen auf eine Wand überträgt, visualisiert unser Gehirn unsere Worte in Bildern. Deshalb ignoriert es negative Befehle. Selbst dann, wenn wir ausdrücklich aufgefordert werden, etwas nicht zu tun. Jedes Nein oder Nicht trübt die Klarheit unserer Worte. Die Zeitschrift psychology today schrieb einst, dass wir 48 Prozent mehr Zeit brauchen, um eine verneinende Satzaussage zu verstehen als eine bejahende.

Jedes »Nein« trübt die Klarheit unserer Worte

Unser Denken erfasst nur den formulierten Begriff und visualisiert diesen in ein Bild. Mit diesem Wissen fällt es uns leichter, positiv und damit verständlicher zu schreiben.

Politisch korrekt aber unpräzise?

Auch konkrete Formulierungen fördern das Verstehen. Die übertriebene politische Korrektheit hat leider auch dazu geführt, dass wir gerade dort vage oder abstrakt bleiben, wo eine klare Ansage nötig ist. Wer in einer E-Mail schreibt: »Bitte bestätigen Sie den Termin zeitnah«, ist unpräzise. »Zeitnah« ist ein dehnbareres Wort, das jeder mit einem anderen Zeitbegriff verbindet. Klarer wäre: »Bestätigen Sie den Termin bitte bis Freitag.«

Abstrakt wirkt die Aufforderung, ein Mitarbeiter solle mehr Verantwortung übernehmen. Zum besseren Verständnis sollte der Chef eine konkrete Tätigkeit nennen, die der Mitarbeiter wirklich ausführen kann: »Ich erwarte, dass Sie alle Flure auslegen.«

Und wie lang darf ein Brief sein?

Pauschal lässt sich diese Frage kaum beantworten. Ein Sprichwort führt uns auf die richtige Fährte: »Kurze Briefe, viel Glaubens; lange Briefe, wenig Glaubens«. Die Länge eines Briefs muss dem Inhalt angemessen sein. Eine zu knappe Darstellung kann das Verständnis ebenso erschweren wie Weitschweifigkeit. Wenn ein Sprachexperte etwa empfiehlt, auf Füllwörter und leere Phrasen zu verzichten, spricht er selbst im Überfluss.

Meinen Füllwörter und Phrasen nicht das Gleiche? Auch das Adjektiv ist unnötig. Leere Phrasen, weißer Schimmel, frisch renoviert – alles Beispiele für Doppelungen.

Fazit

Mit einfachen Worten, kurzen Sätzen, konkreten und prägnanten Aufforderungen tragen wir viel zur Verständlichkeit bei. Diese wird durch eine gute Gliederung flankiert, der wir einen eigenen Blogbeitrag gewidmet haben . Auch eine lebendige Sprache unterstützt besseres Verstehen. Darum geht es im nächsten Artikel.

9 Tipps für verständliche Briefe:

  1. Kurze Sätze bilden
  2. Einfache Wörter verwenden
  3. Gegenüber Laien auf Fachbegriffe verzichten
  4. Anglizismen und Denglisch vermeiden
  5. Aussagen positiv formulieren
  6. Sachverhalt knapp, jedoch vollständig darstellen
  7. Füllwörter konsequent streichen
  8. Aufforderungen präzise und konkret ausdrücken
  9. Komplexe Themen am Ende zusammenfassen

 

Zur Gastautorin: Sylke Schröder ist Diplom-Bankbetriebswirtin (ADG). Bis 2014 war sie Kommunikationsvorstand der Ethikbank. In ihren 23 Bankjahren hat sie einen großen Erfahrungsschatz in der Unternehmenskommunikation zusammengetragen, mit dem sie seit 2015 das BriefStudio betreibt.

Kontakt: www.briefstudio.de