ERP-Branchensoftware – Die Richtige auswählen

Branchensoftware sorgt dafür, dass im Unternehmen administrativ und wirtschaftlich alles rund läuft. Welche Programme es gibt, wie sie sich unterscheiden und worauf man achten sollte, erfahren Sie hier.

ERP-BRanchensoftware

Wie viele Stunden verwenden Sie für das Aufmaß, die Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung, die Korrespondenz, Terminverwaltung oder das Mahnwesen? Zu viele? Dann nutzen Sie entweder noch nicht die Vorteile von ERP-Branchensoftware – oder sie ist nicht optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Werden Aufmaße, Kalkulationen, Angebote, Rechnungen oder Soll-Ist-Vergleiche noch mit Office-Programmen erstellt, braucht man länger und macht Fehler. Es geht auch anders – so versprechen es zumindest die Anbieter branchenspezifischer Lösungen für das Malerhandwerk. Welche Möglichkeiten und Vorteile ERP-Branchenprogramme (Enterprise Resource Planning) bieten, wurde bereits in Mappe 03/2016 beschrieben. Dieser zweite und letzte Teil zeigt anhand eines tabellarischen Produktvergleichs (Download hier) die Unterschiede und erläutert, auf welche Details man bei der Auswahl und beim Einstieg achten sollte.

Mappe_Produktvergleich_Branchensoftware
Aus der Vielzahl an ERP-Lösungen wurden zwölf im Malerbetrieb namenhafte programme ausgewählt und ihr jeweiliges Leistungsspektrum übersichtlich aufbereitet

Programm-Merkmale

Diese wurden von den Herstellern zahlreich abgefragt. Da man mit ihnen im Hinblick auf den Support, Software- Updates/Upgrades, Wartungsverträge etc. eine längerfristige Beziehung eingeht, sollte man sich neben dem Programm auch den Anbieter genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Unternehmen setzen die Software ein? Wie gut ist der Support? Diese und weitere Informationen kann man teilweise der Webseite des Unternehmens entnehmen oder man muss sie von Anwendern erfragen.

Zielgruppe

Die Zielgruppe sagt etwas darüber aus, welche Unternehmensgrößen und welche Gewerke die Software unterstützt.

Unterstützung malerspezifischer Funktionen

Große Unterschiede gibt es hinsichtlich der Unterstützung malerspezifischer Funktionen und Eigenschaften wie Material- und Leistungstexte, der VOB DIN 18363:2012-09 (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) für das Aufmaß und die Abrechnung von Maler- und Lackierarbeiten. Bei den meisten Programmen handelt es sich um herkömmliche Client-Server Anwendungen. Das heißt, die Software ist lokal auf der Festplatte des Netzwerk-Servers installiert und kann von einem oder mehreren Arbeitsplätzen aus genutzt werden (Mehrplatzlösung). Bei Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen werden nur die Programmfunktionen genutzt. Die Software wird vom Anwender über einen Webbrowser bedient und vom Anbieter gewartet.

Basisfunktionen

Über Basisfunktionen wie die Stammdaten- und Auftragsverwaltung, das Aufmaß, die Kalkulation, das Angebot und die Auftragsabwicklung, das Rechnungs- und Mahnwesen, die Korrespondenz sowie die Terminverwaltung verfügen praktisch alle Programme.

Zusatzmodule

Unterschiede gibt es bei den meisten optional, d. h. gegen Aufpreis sind Zusatzmodule wie die Auftragsvorbereitung, die Ressourcen, Geräte- und Materialverwaltung, das Dokumenten- sowie das Kundenbeziehungsmanagement (DMS, CRM) erhältlich. Malerspezifische Zusatzmodule sind das Raum- und Fotoaufmaß sowie die Farbgestaltung.

Controlling- Funktionen

Über wichtige Controlling- Funktionen wie die stationäre und mobile Zeiterfassung, die Nachkalkulation, Soll-Ist-Vergleiche und Reports sowie weitere Funktionen verfügen ebenfalls fast alle Programme. Zusätzliche Funktionen können das Projektcontrolling, die Deckungsbeitragsrechnung, Auftragsbestandsauswertung oder Prognosen sein.

mobile Anwendungen

Dass mobile Anwendungen im Malergewerbe immer wichtiger werden, zeigt die Tatsache, dass praktisch alle Programme inzwischen über eine mobile Zeiterfassung, ein mobiles Aufmaß und teilweise auch über eine mobile Auftragserfassung verfügen. Darüber hinaus werden mobil auch Baustellen dokumentiert oder Geräte verwaltet.

Schnittstellen

Zu den wichtigsten Schnittstellen zählen Datanorm, GAEB, FiBu, DATEV, ASCII, XLS, XML, DOC, PDF sowie weitere wie MAREON für die Online- Anbindung an die Immobilienwirtschaft oder ZUGFeRD für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten. Achten sollte man darauf, welche Schnittstellen in der Basisversion enthalten sind und welche gegen Aufpreis angeboten werden.

Besonderheiten

Unter Besonderheiten haben die Anbieter drei kurze Alleinstellungsmerkmale ihrer Software genannt. Neben dem Softwarepreis (zwischen 350 und 1.000 Euro und mehr für die Basisversion) sollte man auch die Kosten für eventuelle Zusatzmodule sowie die Folgekosten berücksichtigen. Dazu gehören gegebenenfalls Kosten für die Telefon-Hotline, Updates und Upgrades, respektive Wartungsverträge sowie Schulungen beim Programm-Einstieg.

ERP-Branchensoftware

ERP-Software ist kein »plug-andplay«!

Stichwort »Programm-Einstieg«: Nicht unterschätzen sollte man den zeitlichen Aufwand im Rahmen der Programm-Einarbeitung und der Einführung im Unternehmen. Kaufmännische Branchensoftware muss, bevor sie effizient eingesetzt werden kann, zunächst an vorhandene Unternehmensstrukturen angepasst werden. Neben der Software-Einarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb vor allem von einer individuellen Software-Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe, respektive Übernahme von Stammdaten und von einer Integration in vorhandene Unternehmensabläufe geprägt. Dabei sollte man die Chance wahrnehmen, eigene, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zusammen mit dem Software-Anbieter oder -Händler, der in der Regel auch die Abläufe in anderen Unternehmen kennt, zu optimieren. Anschließend müssen sich alle Beteiligten in die Software einarbeiten – entweder per Individualschulung im Unternehmen oder über eine kostengünstigere Gruppenschulung beim Anbieter. Das kann, inklusive einer manuellen Eingabe oder digitalen Übernahme von Stamm- und Projektdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen.

Was »sagt« die Tabelle nicht?

ERP-Branchensoftware muss die Bedürfnisse von kleinen Baubetrieben und mittelständischen Bauunternehmen ebenso abdecken wie die vielfältigen Anforderungen großer, international tätiger Baukonzerne mit mehreren Zweigstellen. Entsprechend leistungsfähig müssen die Software und die der Software zugrunde liegende Datenbank sein. ERP-Software unterscheidet sich heute weniger über den Funktionsumfang, als durch den Bedienungskomfort, die Benutzerfreundlichkeit, Bedienungsabläufe etc. Diese Programmqualitäten lassen sich allerdings nicht oder nur bedingt in tabellarischen Produktvergleichen abbilden. Deshalb sollte man nicht nur darauf achten, ob die Software bestimmte Funktionsanforderungen erfüllt, sondern auch, wie einfach und intuitiv oder kompliziert und umständlich Arbeitsabläufe sind.

Erst testen, dann kaufen

Steht eine Kaufentscheidung oder ein Programmwechsel an, ist es deshalb ratsam, beispielsweise mit Hilfe dieser Vergleichstabelle und einem Pflichtenheft zwei bis drei Produkte auszuwählen und diese nach einem Download der Testversionen praktischen Aufgabenstellungen zu unterziehen. Ebenso wichtig ist es, bei Programmvorführungen oder beim individuellen Test die richtigen Fragen, respektive Aufgaben zu stellen: Wie aufwändig ist es, aus einem Angebot eine Rechnung zu machen? Wie werden in den Stammdaten gespeicherte Kalkulationen in eine per GAEB eingelesene Ausschreibung übertragen? Wurde dasselbe Aufmaß in fünf Positionen kopiert – z. B. in die Positionen Vorarbeit, Grundieren, Spachteln, Zwischengrundierung, Anstrich? Wie einfach kann man dann nachträglich Maße ändern, wie lange dauert die Erstellung einer pauschalen Abschlagsrechnung, und wie lange deren Berichtigung? Werden diese und weitere Fragen und Aufgaben vom Programm zufrieden stellend gelöst, sollte bei der Wahl der richtigen Software nichts mehr schief gehen.

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Fotos: Sander + Partner, Moser