Dokumentation ist alles

Im Bereich der Bauabwicklung und Dienstleistungen erleichtert der professionelle Schriftverkehr nicht nur die tägliche Arbeit, er hilft auch bei etwaigen Rechtsstreits. Denn nur schriftliche Korrespondenz hat im Zweifelsfall Beweiskraft.

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Wer schreibt, der bleibt: Im Bereich der Kundendienstleistungen ist professioneller E-Mail-Schriftverkehr zwingend notwendig.

Um nachträglich nicht als rechtsunwirksam bewertet werden zu können, müssen sowohl Kündigungen durch den Auftraggeber also auch durch den Auftragnehmer schriftlich erklärt werden. Auch eine Mängelanzeige ist nach § 13 Abs. 5 Nr. 1 Satz 2 VOB/B nur dann verjährungsverlängernd, wenn sie schriftlich erfolgt ist. Insgesamt gilt: Wer bleiben will, muss schreiben, denn jede schriftliche Korrespondenz stützt die Beweisführung. Aus diesem Grund empfehlen Rechtsanwälte für Arbeitsrecht möglichst alle mündlich besprochenen Aufträge bzw. Auftragsänderungen noch einmal schriftlich zu formulieren und dem Kunden zur Abnahme zuzuschicken. Im besten Fall werden alle Dokumente eines Auftrags nach dessen Abschluss zusammen mit dem schriftlichen Austausch archiviert. Bei Emails ist zu beachten, dass zur Schriftform die eigenhändige Unterschrift gehört. Eine Email ohne qualifizierte elektronische Signatur wird diesen Ansprüchen nicht gerecht und erzeugt keine Rechtswirkung.

Förmliche Abnahmen am Ende eines Auftrags sind zu protokollieren und schriftlich niederzulegen, so kann ein Kunde eventuelle Schäden nicht ohne stichhaltige Argumentation reklamieren. Generell sollten alle Schriftstücke, die erhebliche Auswirkungen auf die Vertragsabwicklung haben und denen im Rahmen einer Auseinandersetzung beweiserhebliche Bedeutung zukommt, beispielsweise bei Ausführungs- und Zahlungsfristen, nicht nur per Email, sondern parallel auch schriftlich per Post mitgeteilt werden.