Digitale Rechnungsstellung: Geld sparen mit der E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten: Sie können auch Arbeitsprozesse optimieren. Das Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen ist einfacher geworden, doch gerade deshalb sollte man auf Details achten.

RainerSturm : pixelio.de
Volle Bücherregale und Aktenschränken mit Papierrechnungen, die archiviert werden müssen, entfallen mit der Weiterentwicklung der E-Rechnung. Foto: RainerSturm/pixelio.de

Die Digitalisierung von Prozessen ist in vielen Handwerksbetrieben schon weit fortgeschritten. Angebote, Aufmaße oder Arbeitszeiten werden digital erstellt oder erfasst und verarbeitet. Nach wie vor häufig per gelber Post versandt werden dagegen Papierrechnungen. Umfragen zufolge drucken fast drei Viertel aller mittelständischen Unternehmen ihre Rechnungen immer noch aus und stecken sie erst ins Kuvert und dann in den Briefkasten. Die Gründe sind vielfältig. Dabei bieten E-Rechnungen viele Vorteile: Zunächst einmal spart man Zeit und Material, weil die Dokumente nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zur Post oder zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. Per E-Mail versandte Rechnungen sind zudem viel schneller beim Kunden als per konventioneller Post. Das verkürzt den Zeitraum bis zum Zahlungseingang. Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile: Es wird weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger CO2 ausgestoßen. E-Rechnungen lassen sich zudem im Computer per Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierbelege.

Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale zwischen 1,50 Euro für  Papier, Porto, Druck usw. und 11 Euro pro Rechnung, wenn man die Lohnkosten hinzuzählt. Letztere lassen sich allerdings nur dann einsparen, wenn neben der Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert abläuft.

Richtlinien müssen auch bei E-Rechnungen eingehalten werden

Für Rechnungen gelten – ganz gleich, ob sie in Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen eingehen oder dieses verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) geforderten Rechnungsangaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist: Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und weitere Angaben, wie der Termin der Lieferung oder entfallende Mehrwertsteuer-Beträge. Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen weitere Voraussetzungen erfüllen. So muss der Rechnungsempfänger  der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn der  Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt. E-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z. B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich aber auch für Menschen lesbar s ein. Alle Kriterien finden Sie in einer Checkliste auf Seite 43 der neuen Ausgabe der Mappe.

Mit dem ZugFeRD Prozesse optimieren

Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante   Rechnungsdaten extrahieren. Deshalb haben im Juni 2014 das Bundeswirtschaftsministerium und Bundesinnenministerium ein neues Standardformat vorgestellt, den sogenannten »ZUGFeRD«-Standard für elektronische Rechnungen. Auf di esem Standard basierende Rechnungsdateien bestehen aus einem speziellen, für Menschen lesbaren und ISO-zertifizierten PDF/A-3-Archivierungsformat, in das zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet sind. Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag usw. können von Programmen zur Weiterverarbeitung automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Unterschieden werden drei ZUGFeRD-Varianten (ZUGFeRD Basic, Comfort und Extended).

Bisher wir das Format nur von einem kleinen Teil der ERP-Branchen- und Buchhaltungsprogramme unterstützt. Den Softwareherstellern zufolge liegt das mitunter an einer mangelnden Anwender-Nachfrage. Zu einem Zugpferd der Digitalisierung kann das neue Datenformat nur werden, wenn alle Beteiligten mitziehen.

 

Für die weiterführende Recherche

Unter folgenden Internetadressen finden Sie weitere Informationen zu Elektronischen Rechnungen.

www.bitkom.de

www.ferd-net.de

www.verband-e-rechnung.org

AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (Hrsg.): Die elektronische    Rechnung – ein Praxisleitfaden für Unternehmen, Eigenverlag, Eschborn, 2015, Download des Leitfadens

BITKOM (Hrsg.): ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen, Bundesverband Informationswirtschaft,    Telekommunikation und neue Medien e.V., Berlin, 2014, www.bitkom.org, Suche: ZUGFeRD

 

Gesammelte Informationen und Hintergründe finden Sie auf den Seiten 41 bis 45 in der Mappe im August 2017.