Briefe und E-Mails schlüssig gliedern

Eine gute Briefstruktur macht es dem Empfänger leicht. Auch der Absender hat dadurch Vorteile. Lesen Sie hier, warum.

Geschäftsbrief schreiben
Mit einer zuvor erarbeiteten Gliederung gelingen Briefe, die klar verständlich und schlüssig sind, ohne Mühe besser!

Ein guter Brief hat ein klares Ziel

Meist schreiben wir einfach drauf los. Die Crux dabei ist, dass wir unseren Gedankenstrom bremsen. Wissen wir dagegen genau, welches Ziel wir mit unserem Brief erreichen wollen, erledigt unser Hirn das Übrige. Es spült Ideen in unser Bewusstsein, die dieses Ziel unterstützen. Auf diese Weise öffnen sich neue Perspektiven. Will heißen: Ein guter Brief hat ein klares Ziel. Nehmen wir zum Beispiel die Antwort auf eine Beschwerde. Damit wollen wir den Kunden in der Regel versöhnen. Doch was ist mit unverschämten Kunden? Könnte es dann nicht Ziel sein, den Scheinwerfer auf die Beziehungsqualität zu richten? Oder Beschwerden aus der Rubrik »Wunschdenken«? In dieser Situation wäre es klug, ehrlich zu schildern, was uns von der Wunscherfüllung abhält. Sie sehen: Selbst bei gleicher Briefart können Ziele unterschiedlich sein.

Hauptsache bei der Hauptsache bleiben

Sobald das Ziel klar ist, lassen sich Gedanken und Argumente ordnen. Diese sollen sich aufeinander beziehen, sodass sich ein Satz aus dem anderen ergibt. Gemäß dem Motto: Bloß nicht abschweifen, immer bei der Hauptsache bleiben. Auch wenn die gestörte Geschäftsbeziehung mehrere Gründe hat, sollte man sich auf den wesentlichen konzentrieren. Alles Sekundäre lässt sich in Kürze abhandeln oder ganz ausblenden. Ein klarer Fokus ist umso wichtiger, je verfahrener die Situation ist. Weitschweifigkeit riskiert zudem das Verständnis. Damit steigt die Gefahr, die Botschaft zu verwässern. Wer sein Ziel jedoch kennt, schreibt automatisch einen besseren Brief.

Dreiklang: Einstieg, Haupttext, Ausstieg

Nun können wir die Aufmerksamkeit auf den Briefaufbau lenken. Im Einstieg geht es darum, den Empfänger freundlich abzuholen. Besonders wichtig ist eine positive Grundstimmung bei Konflikten. Der Briefanfang fordert dem Schreiber einiges ab. Er soll den Empfänger nicht nur abholen, sondern auch einfangen. Indem wir ihn auf unsere Position vorbereiten, stellen wir die Weichen. Je nach Briefart kann es auch Aufgabe des Einstiegs sein einen Spannungsbogen aufzubauen.
Das Briefende fasst die Kernaussage zusammen, wiederholt die Botschaft mit anderen Worten. Dies ist umso wichtiger, je komplexer der Sachverhalt ist. Ein guter Abgang gelingt, wenn das Briefende beim Empfänger nachhallt. Dann kann ein neuer Anfang entstehen. Und wo könnte das Bild vom Neuanfang besser aufgehoben sein, als in der Beschwerdekommunikation?

Praxistipp: Beschwerden strukturiert beantworten

Praxistipp für wiederkehrende Briefarten, die sich nicht in eine Textvorlage pressen lassen, weil jeder Einzelfall individuell ist: Hilfreich ist das Erarbeiten einer Struktur für jede relevante Briefart. Diese dient der Orientierung beim Schreiben jedes neuen Briefs.

  • Ziel des Briefs formulieren
  • Zentralem Problem positiv zuwenden
  • Hauptanliegen in den Mittelpunkt stellen
  • Nebensachen ganz weglassen oder nur am Rande darauf eingehen
  • Bei Bedarf ergänzende Informationen anbieten (z. B. Weblinks, Broschüren usw.)
  • Zusammenfassen der Kernbotschaft
  • Wohlgemeinter Schlusssatz und Gruß

 

Eine sinnvolle Gliederung ist zudem die Voraussetzung für die Verständlichkeit. Davon handelt der nächste Blogbeitrag.

 

Sylke Schröder

Die Autorin ist Diplom-Bankbetriebswirtin (ADG). Bis 2014 war sie Kommunikationsvorstand der Ethikbank. In ihren 23 „Bankjahren“ hat sie einen großen Erfahrungsschatz in der Unternehmenskommunikation zusammengetragen, mit dem sie seit 2015 das BriefStudio betreibt. Kontakt: www.briefstudio.de

 

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Bild: www.unsplash.com/helloquence