So werden aus Angeboten Aufträge

Angebote schreiben gehört zu den Aufgaben, die Zeit und Sorgfalt erfordern, aber oft nicht zum Ziel führen: Ein Auftrag, bei dem Geld verdient wird. Es lohnt sich daher, sein Vorgehen und das Angebotsschreiben selbst zu überprüfen.

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Jochen B. führt einen Maler- und Stuckateurbetrieb in Stuttgart. In seinem Stadtteil gibt es acht weitere Betriebe seiner Branche. Die Anfragen nahmen in den letzten Jahren deutlich zu. Also vereinbarte Jochen B. zahlreiche Kundentermine und saß an vielen Wochenenden am Schreibtisch, statt sie mit der Familie zu verbringen. Wenn aus den Angeboten mit den knapp kalkulierten Preisen viele Aufträge geworden wären, hätte er den Aufwand verschmerzt. Allerdings hat er zahllose Angebote erfolglos geschrieben.
Inzwischen hat er es satt, allein über den Preis zu verkaufen. In seinen Angeboten hebt er daher seinen Betrieb mit anderen Vorzügen von seinen Wettbewerbern ab. Der Malermeister schreibt jetzt weniger, dafür aber individuelle, verständliche und gut begründete Angebote – und er spart sich auch mal ein unattraktives Angebot abzugeben.
Vor allem mit Privatkunden hat Jochen B. gute Erfahrungen gemacht. Haus- und Wohnungsbesitzer holen nicht immer ein Konkurrenzangebot ein. Wer ihr Vertrauen gewinnt, bekommt mit großer Wahrscheinlichkeit den Zuschlag. Warten lassen darf man seine Kunden aber auf keinen Fall. Dann nützt auch das beste Anschreiben nichts mehr. Nach folgenden Regeln und Empfehlungen richtet sich Jochen B. deshalb nicht immer – aber immer öfter.

Wie man ein individuelles Angebot schreibt

Ein Angebot wird nicht individuell, nur weil das Wort »individuell« darin steht. Kunden merken schnell, ob das Angebot speziell für sie geschrieben oder standardmäßig erstellt wurde. Das gilt vor allem für das Anschreiben vor den Leistungsbeschreibungen.  Sätze wie die Folgenden passen immer, daher sind sie nicht individuell und schon gar nicht originell: »Wie besprochen erhalten Sie hiermit unser Angebot.« oder »Vielen Dank für Ihre Anfrage über Malerarbeiten. Gerne bieten wir Ihnen Folgendes an:…« Das Wort »hiermit« ist überflüssig, stattdessen sollten Sie genauere Angaben machen: »Wie vor zwei Tagen besprochen, erhalten Sie heute unser Angebot über die Renovierung Ihres Wohnzimmers«.
Noch besser wird Ihr Einstieg, wenn Sie eine Besonderheit benennen, die Sie mit dem Kunden verbindet. Überlegen Sie: Wer hat Ihnen den Termin ermöglicht? Wie kam der Termin zustande? Warum gerade um diese Uhrzeit? Sind Sie dem Kunden damit entgegengekommen oder er Ihnen? Mit Fragen dieser Art finden Sie einen Briefanfang, bei dem Ihr Kunde wahrnimmt, dieses Angebot ist einmalig. Auch erste Sympathien sind auf Ihrer Seite, wenn Sie beispielsweise so beginnen: »Schön, dass Sie unseren Besichtigungstermin so früh am Morgen möglich gemacht haben. So konnte ich zwei Termine verbinden und viel Zeit sparen. Vielen Dank.« Überlegen Sie sich möglichst zum Anlass passende Formulierungen.

Eigene Lösungen und Ideen anbieten

Geben Sie im weiteren Verlauf des Angebots Ihren Kunden das Gefühl, dass Sie genau die richtige Lösung für ihn gefunden haben. Begründen Sie Ihre Wahl und erklären Sie den Preis. »Für Ihr Wohnzimmer habe ich mir Folgendes überlegt: Ihre Möbel sind…, dazu passt…« oder »Ihre Kinder sind noch klein, daher empfehle ich Ihnen die gesundheitlich unbedenklichen Farben XY. Die sind zwar etwas teurer, damit haben wir aber gute Erfahrungen gemacht.« Oder bieten Sie Varianten an und begründen sie: »Sie sagten, die braunen Fensterrahmen gefallen Ihnen nicht mehr. Mit weißen Fenstern wirken Ihre Zimmer heller und freundlicher. Damit Sie lange Freude daran haben, laugen wir die braune Farbe zuerst ab, danach werden die Fensterrahmen abgeschliffen, grundiert und zweimal mit hochwertiger weißer Acylfarbe gestrichen. Das hat allerdings seinen Preis. Damit Sie sehen, was es kostet, wenn die Fenster braun bleiben, bieten wir Ihnen das auch an.« Auch bei der Aufstellung der Einzelpositionen in der Leistungsbeschreibung können Sie punkten.

Vermeiden Sie Fachbegriffe!

Nutzen Sie nur Fachbegriffe, die Ihre Kunden kennen. Wenn sie unvermeidbar sind, dann sollten Sie sie erklären. So verstehen Ihre Kunden die Angebote und Sie ersparen sich zeitaufwendige Nachfragen. Beispielsweise ist der Begriff »Materialstunden« für Profis selbstverständlich. Laien verstehen eventuell nicht, warum Material in Stunden abgerechnet wird. Privatkunden finden es einleuchtender, wenn Sie Pinsel, Abrollgitter, Folien und Ähnliches als Arbeitsmaterial bezeichnen. Schreiben Sie so einfach und so kraftvoll wie möglich. Das geht mit Verben leichter als mit Substantiven.

Übersetzungshilfe

Hydrophobierung: Wir behandeln Ihre Fassade so, dass Sie wasserabweisend ist.

nass in nass grundieren: Wir sparen Arbeitsstunden und unnötige Geruchsbelästigung, weil der zweite Anstrich aufgetragen wird, bevor der erste trocken ist.

fungizide, bakterizide Ausführung: Wir verwenden Farben, die Algen- und Pilzbefall der Flächen verhindern.

Baudehnungsfuge: Diese Fuge verhindert Risse, weil sie bei Temperaturunterschieden Ausdehnungen ausgleicht.

Gerüstvorhaltung während der Grundeinsatzzeit: Wir stellen Ihnen das Gerüst für die geplante Bauzeit von 6 Monaten bereit.

Auftrag der Grundierung dient zur Verfestigung des Untergrunds bzw. Einstellung des Untergrunds auf gleichmäßige Saugfähigkeit: Wir grundieren den Untergrund, damit er fest und gleichmäßig saugfähig wird.

Ein markanter Schluss bleibt haften

Klar, dass Sie sich über einen Auftrag freuen. Wie wäre es, wenn Sie stattdessen als Schlusssatz ein glaubwürdiges Versprechen abgeben? Wenn Sie schon im Angebot die Namen der Mitarbeiter nennen können, die Sie für den Auftrag vorgesehen haben, schafft das zusätzliche Verbindlichkeit. »Wir versprechen Ihnen, wenn unsere Mitarbeiter Herr XY und Herr ZZ Ihre Wohnung verlassen, ist alles sauber und ordentlich.« Oder: »Unsere Mitarbeiter tun alles dafür, dass Ihre Wohnung so kurz wie möglich eine Baustelle ist.« oder »Wir arbeiten zügig, pünktlich und gewissenhaft. Darauf dürfen Sie sich verlassen.«. Aber Achtung: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können! Ersparen Sie Ihren Kunden auch allgemeine und austauschbare Werbesprüche. Beispiel: »Durch das Einbringen von Trockenbauelementen in baulicher- sowie gestalterischer Form können neue Lebensräume geschaffen werden.« Das ist unpersönlich, unverbindlich  und unkonkret. Es wirkt gedrechselt. So redet niemand und das mag auch niemand lesen.
Hohe Qualität und saubere Ausführung ist selbstverständlich. Damit können Sie sich in Angeboten kaum abheben. Räumen Sie lieber mit alten Vorurteilen auf: Handwerker sind unzuverlässig und kommen nie zum vereinbarten Termin. Vor lauter Angst, dass Termine tatsächlich nicht einzuhalten sind, bleiben viele unverbindlich. Legen Sie einen Termin fest. Sollten Sie ihn nicht einhalten können: Fast jeder Bauherr hat Verständnis für Verzögerungen, allerdings erwartet er, dass er rechtzeitig und ehrlich informiert wird.

Ein Angebot muss auch formal ankommen!

Mehr Aufwand lohnt sich! Übrigens: Seit sich Malermeister Jochen B. mehr um das Anschreiben der Angebote kümmert, braucht er zwar mehr Zeit zum Schreiben, aber die Trefferquote steigt. Außerdem hat er schon mehrere positive Rückmeldungen von seinen Kunden bekommen. Tenor: So verständliche Angebote seien von Handwerkern eher ungewöhnlich.

Angebote schreiben kurz zusammengefasst:

■ Schreiben Sie das Angebot immer aus der Sicht des Kunden und verzichten Sie auf unklare Fachbegriffe.
■ Stellen Sie den Kundennutzen in den Vordergrund, denn Kunden wollen eine schönere Wohnung, ein neues Bad, weniger Energie verbrauchen oder ein helleres Büro.
■ Achten Sie auf optisch ansprechende Anschreiben oder moderne, präzise Formulierungen. Mit Kleinigkeiten gewinnen Sie Sympathien, die manchmal den Ausschlag geben.
■ Schreiben Sie so wie Sie sprechen, nur genauer überlegt und präziser formuliert. Wechseln Sie in Briefen nicht plötzlich in altbackenes Kaufmannsdeutsch.
■ Versenden Sie Ihr Angebot per Post oder geben Sie es persönlich ab. So kann es nicht für ein Vergleichsangebot missbraucht werden.
■ Schreiben Sie am besten nur Angebote nach einer Ortsbegehung. So können Sie schon beim Termin eine Beziehung aufbauen und schaffen die Basis für ein individuelles, unvergleichliches Angebot.

Foto: Bernd Ducke/Mappe