6 Fragen zu den GoBD

Seit geraumer Zeit geistern neben dem aktuellen Thema Datenschutz und DSGVO auch immer wieder die vier Buchstaben GoBD in der Branche herum. Im Interview klärt Martin Huisken von Winworker Software auf, welche Gefahren und welcher Aufwand dahinter stecken. 

Für Malerbetriebe verbergen sich hinter dem Kürzel GoBD die Finanzbehörden, der Steuerberater und eventuell Umstrukturierungen sowie Investitionen in die innerbetriebliche Organisation. Viele Betriebe sind deshalb verunsichert und wissen nicht, wie sie mit den damit einhergehenden Anforderungen umgehen sollen. Die Mappe hat einige der häufigsten Fragen und Antworten zu den GoBD zusammengetragen und sprach mit Martin Huisken darüber. Er betreut bei Winworker Software diese komplexe Thematik.

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Seit der Einführung der DSGVO sind die Themen u. Datenschutz und Datenaufbereitung, sowie -speicherung noch komplexer geworden.

1. Mappe: Was sind eigentlich die GoBD?

Martin Huisken: Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie fassen die Vorschriften für eine ordnungsmäßige Buchhaltung zusammen, dabei werden alle steuerrelevanten elektronischen Dokumente betrachtet, die im Hauptsystem sowie in Vor- und Nebensystemen erstellt werden, darunter fallen auch die Fakturierung, Zeiterfassung, Kassensysteme und einiges mehr. Die GoBD regeln zudem, wie die Finanzbehörden auf die Daten und Belege zugreifen können. Seit dem 1. Januar 2017 sind auch die letzten Übergangsfristen abgelaufen und die GoBD sind uneingeschränkt
in Kraft. Wenn die umfangreichen Vorgaben nicht eingehalten werden, drohen bei Betriebsprüfungen unter Umständen kostspielige Steuerzuschätzungen.

2. Mappe: Wann ist ein Betrieb von der GoBD betroffen?

Martin Huisken: Sobald Sie in Ihrem Betrieb eine Computer-Software zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen nutzen, sind Sie betroffen! Sie müssen die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen sicherstellen. Die Dokumente müssen zudem revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden. Jeder Steuerpflichtige ist selbst verantwortlich für die Umsetzung dieser Vorgaben. Auch wenn sogar manche Steuerberater etwas Anderes sagen: Die Größe des Betriebs ist völlig unerheblich, alle Unternehmen in Deutschland müssen GoBD-konform arbeiten, da machen die Finanzbehörden keinen Unterschied!

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Martin Huisken, Experte bei WinWorker Software, mit Mappe im Interview.

Die GoBD sind von allen Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Ihre Anwendung beschränkt sich daher nicht nur auf Systeme der doppelten Buchführung. Es sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen. Auch Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen müssen, sind betroffen. Darüber hinaus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung wie z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Ziel der Finanzbehörden ist offensichtlich eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung, die Grundlagen dafür sind seit 2002 unter anderem in der Abgabenordnung geschaffen worden. Es geht um digitale Dokumente aus Fakturierungssystemen ‒ wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften ‒ sowie Kassenbücher, Zeiterfassungen usw., die in einem DV-System erstellt werden. Dabei muss es sich übrigens nicht um eine spezielle Branchenlösung handeln. Insbesondere die in Office-Programmen wie Word oder Excel erstellten Dokumente, die von kleinen Betrieben häufig immer noch verwendet werden, sind in der Regel nicht GoBD-konform, weil sie unter anderem den wichtigen Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht gewährleisten können.

3. Mappe: Welche Lösungen helfen mir dabei, GoBD-konform zu arbeiten?

Martin Huisken:  Eine wichtige Rolle spielt das ZUGFeRD-Verfahren. Wenn die Bürosoftware dieses Verfahren unterstützt, erhalten die Rechnungen neben dem Rechnungsbild (also dem sichtbaren, augenlesbaren Teil der PDF-Datei) auch einen maschinenlesbaren Teil, der als XML-Datei in die PDF eingebettet wird. Dies sorgt u.a. dafür, dass die Datei jederzeit während der Aufbewahrungsfrist auch unabhängig von der ursprünglich erstellenden Software maschinell ausgewertet werden kann. Für andere Dokumente wie Angebote und Auftragsbestätigungen sollte vom jeweiligen Anbieter der Software ein Inhouse-Format bereitgestellt werden, das z. B. dem ZUGFeRD-Standard inhaltlich grundsätzlich entsprechen kann. Der technische Aufbau muss dann entsprechend für das Finanzamt dokumentiert werden ‒ man spricht hier von Taxonomie. Eine gute Möglichkeit der GoBD-konformen Archivierung bieten Cloud-Speicher ‒ allerdings nur die mit einem Serverstandort in Deutschland und am besten zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – in die die Daten mehrfach verschlüsselt automatisch aus der Software übertragen werden. Hier ist das Risiko eines Datenverlusts, etwa durch Zerstörung oder Verlust von Datenträgern, minimiert ‒ übrigens auch eine Vorgabe der GoBD. Lassen Sie sich die verschiedenen Maßnahmen im GoBD-Paket Ihrer Software am besten ganz genau vom Anbieter erläutern.

4. Mappe: Dürfen Rechnungen nachträglich nicht geändert werden, auch wenn nur ein Fehler in der Adresse besteht?

Martin Huisken: Grundsätzlich dürfen auch Rechnungen oder andere steuerlich relevante Dokumente, die bereits an Kunden verschickt worden sind, geändert werden. Allerdings muss das gesamte Vorgehen durchgängig protokolliert sein: Jeder Unterschied zum Original, jedes geänderte Rechnungsdetail muss ausreichend festgehalten und dauerhaft gesichert werden! Das gilt auch, wenn Sie aus einem Dokument heraus ein anderes erstellen. Das Ausgangsdokument muss im Originalzustand erhalten bleiben und das neue Dokument archiviert werden. Sie müssen zudem sicherstellen, dass Ihre Dokumente eindeutig identifizierbar sind. Das bedeutet, dass es nicht möglich sein darf, eine Belegnummer mehrfach zu vergeben ‒ egal ob bewusst oder aus Versehen. Und natürlich dürfen GoBD-relevante Dateien während der Aufbewahrungsfrist niemals gelöscht werden. Das gilt sowohl für ein einzelnes Dokument als auch für ein ganzes Projekt, sobald ein Dokument in dem Projekt an einen Kunden übermittelt wurde. Die Software muss übrigens auch dafür sorgen, dass Änderungen oder Löschungen in den Stammdaten, z. B. in Kundenadressen oder Materialien, sich nicht auf bereits gedruckte Kundenexemplare von Angeboten und Rechnungen auswirken.

5. Mappe: Meine Software hat ein GoBD-Testat vorgelegt. Bin ich damit auf der sicheren Seite?

Martin Huisken: Grundsätzlich haben Testate keine bindende Wirkung für die Finanzbehörden. Sie bilden aber eine wichtige Entscheidungsgrundlage und Orientierung für die Nutzer bei der Auswahl einer geeigneten Software. Alle Zertifikate sollten jedoch genau hinterfragt werden. Es ist zwingend notwendig, eine GoBD-Konformität der gesamten eingesetzten Software-Pakete bzw. -Module zu erreichen. Es gibt Beispiele, da haben sich Software-Anbieter z. B. lediglich den Export der Daten zertifizieren lassen ‒ da ist noch lange nicht sicher, ob auch der Weg bis dahin GoBD-konform ist. Also achten Sie darauf, dass sowohl der Posteingang als auch der Postausgang wie der gesamte Weg der Dokumentenerstellung zertifiziert sind, dass das genutzte Archiv den weitreichenden Anforderungen standhält und dass auch Module wie z. B. die Arbeitszeiterfassung und eventuelle Kassen GoBD-konform und testiert sind.

6. Mappe: Wenn meine Software GoBD-konform ist, muss ich mich um nichts weiter kümmern, oder?

Martin Huisken: Doch, es gibt noch weitere wichtige Vorgaben: z. B. muss jeder Betrieb ein Internes Kontrollsystem (IKS) und eine Verfahrensdokumentation vorweisen können, um die Vorgänge und Berechtigungen im Unternehmen deutlich zu machen. Es kann sogar sein, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation zum Anlass genommen wird, die Unternehmensdaten besonders kritisch unter die Lupe zu nehmen, sodass es aufgrund von Risikofaktoren zu einer Steuerzuschätzung kommen kann. Übrigens, auch außerhalb der GoBD bestimmen unter anderem HGB und AO, dass Unternehmen sämtliche E-Mails mit geschäftlichem Inhalt archivieren müssen. Hier können externe E-Mail- Archivierungsprogramme helfen

Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Nutzen Sie diese Informationen als Basis für ein ausführliches Gespräch mit Ihrem Steuerberater und mit dem Anbieter Ihrer Software.

Diesen und viele weitere spannende Artikel rund um die Malerbranche lesen Sie in der neuen Ausgabe der Mappe, die am 01.07.2018 erscheint.