15. Dezember 2014

Forderungsverluste vermeiden

»ICH ZAH­LE NICHT!« MIT UN­SE­REN TIPPS HA­BEN SIE DIESE SCHWIE­RI­GEN KUN­DEN BES­SER IM GRIFF Foto: Bernd Ducke/Mappe

Die größten Probleme mit dem Zahlungsverhalten der Kunden hat laut Bundesverband Deutscher InkassoUnternehmen derzeit das Handwerk. Mit unseren Tipps vermeiden Sie ohne großen Aufwand die fünf häufigsten Fehler, die zum Forderungsverlust führen.

Leistung erbracht – kein Geld erhalten. Forderungen fallen bei kleinen und mittleren Malerbetrieben viel zu häufig aus. Die fehlenden Einnahmen engen den finanziellen Spielraum ein und stellen Betriebe vor erhebliche Probleme, Mitarbeiter, Material oder Zinsen überhaupt noch bezahlen zu können. Dennoch behandeln viele selbstständige Malermeister das Thema »Forderungsmanagement« stiefmütterlich: Sie denken erst mit dem Verschicken der Rechnung darüber nach, ob und wann ihr Kunde zahlen wird und bleibt das Konto leer, kommt die Mahnmaschine zu träge in die Gänge. Insofern sind Forderungsverluste im Malerhandwerk oft auch hausgemacht. Die gute Nachricht dabei? Wenn Sie sich an bestimmte Spielregeln halten, lassen sie sich meistens vermeiden.

Finanzielle Abhängigkeiten vermeiden

Malermeister Pictor glaubte, das große Los gezogen zu haben. Seit er mit einem großen Bauträger zusammenarbeitete, waren er und sein Team praktisch ausgelastet. »Ich kann es mir leisten, Privatkunden und öffentliche Ausschreibungen zu ignorieren«, dachte er. Nach eineinhalb Jahren aber kam das böse Erwachen: Zuerst blieb der Bauträger dem Malermeister 86.000 Euro monatelang schuldig, dann meldete er Insolvenz an – und der hilflose Malermeister wenige Wochen später ebenfalls. Was müssen Sie anders machen? Durch die fast ausschließliche Zusammenarbeit mit dem Bauträger hat sich Malermeister Pictor von einer einzigen Geldquelle abhängig gemacht. Es ist aber wichtig, ein gewisses Gleichgewicht zwischen Privat und Geschäftskunden sowie öffentlichen Auftraggebern zu erhalten. Das streut das Risiko, sollte ein Auftraggeber Insolvenz anmelden. Überprüfen Sie also in regelmäßigen Abständen die Quoten der erhaltenen Aufträge Ihrer Privat und Geschäftskunden. Vereinbaren Sie des Weiteren bei der Zusammenarbeit mit einem Großkunden einen Höchstbetrag für Lieferungen und Leistungen. Wird dieser Betrag erreicht, sollten Sie darauf drängen, dass der Großkunde die Rechnungen umgehend begleicht. Auch Voraus und Abschlagszahlungen dürfen kein Tabu sein.

Kundenreklamationen bevorzugt behandeln

Trotz guter Auftragslage herrschte auf dem Konto von Malermeister Pictor gähnende Leere. Der Grund: Kunden hatten einen Teil der Rechnungen aufgrund erklärter Mängel nicht bezahlt. Der Malermeister aber hatte über einen langen Zeitraum sein Augenmerk nur darauf gerichtet, neue Aufträge abzuwickeln, die Reklamationsbearbeitung kam zu kurz. Weil er die fehlenden Gelder irgendwann doch eintreiben wollte, musste er, teilweise Monate nach den bereits erledigten Aufträgen, den Kontakt zum Kunden herstellen und die Beanstandungen, die auf ihn einprasselten, regeln. Teilweise konnten Mängel nach dieser Zeitspanne nicht mehr konkret zugeordnet werden und so bekam Malermeister Pictor nur ein Bruchteil des ausstehenden Betrags zurück. Was müssen Sie anders machen? Bearbeiten Sie Reklamationen der Kunden sofort und erstellen Sie nach jedem größeren Auftrag auf der Basis eines Angebots bzw. Nachtragsangebots ein schriftliches Abnahmeprotokoll. Dieses Abnahmeprotokoll muss der Kunde gegenzeichnen. Im besten Fall lassen Sie sich die Mangelfreiheit vom Kunden schriftlich bestätigen.

Schnelle Rechnungsstellung bringt Liquidität

Malermeister Pictors Geschäftskonto war mit 36.000 Euro überzogen und er musste Verbindlichkeiten von 24.000 Euro bezahlen. Ausstehenden Rechnungen, so schätzte er aber zufrieden, würden ihm 83.000 Euro einbringen. Erst, als ihn der Bankberater seines Kreditinstituts um ein persönliches Gespräch bat, machte sich der Malermeister die Mühe, mit Hilfe seines Steuerberaters den genauen Forderungsbestand zu ermitteln. Das ernüchternde Ergebnis: Die meisten der teilweise alten Forderungen konnten seine Kunden nicht mehr bezahlen. Vom Traum der 83.000 Euro blieben gerade einmal 18.000 Euro übrig. Nur weil der Malermeister seine Lebensversicherung vorzeitig kündigte, konnte er seinen Betrieb retten. Was müssen Sie anders machen? Kontrollieren Sie in einem vierzehntägigen Rhythmus regelmäßig Ihre Forderungen. Prüfen Sie, welche Rechnungen noch nicht vertragsgemäß erfüllt wurden und treffen Sie rechtzeitig individuelle Maßnahmen, um einen Ausgleich der ausstehenden Forderungen zu erreichen. Machen Sie sich immer klar: Normalerweise wird die finanzielle Situation eines ins Straucheln gekommenen Unternehmers mit der Zeit nicht besser, sondern schlechter.

Straffes Mahnprogramm

Malermeister Pictor wartete vergebens auf die 12.300 Euro, die Kunde Musterbau ihm noch schuldete. Nach einigen Wochen erinnerte er ihn freundlich an die Begleichung der Rechnung, weitere Erinnerungen folgten. Nachdem die Rechnung fast drei Monate als war, erhielt der Kunde eine »letzte Mahnung«. Danach wusste Malermeister Pictor nicht mehr weiter – und stand mit leeren Händen da. Über den langen Zeitraum hatte sich die finanzielle Situation des Kunden stark so verschlechtert, dass der ausstehende Rechnungsbetrag selbst nach einer gerichtlichen Feststellung nicht mehr einzuholen war. Was müssen Sie anders machen? Versenden Sie spätestens 35 Tage nach Rechnungsstellung eine Mahnung mit einer kalendermäßigen Zahlungsfrist von sieben Tagen. Der Kunde sollte darin höflich, aber bestimmt an die Ausgleichung des Rechnungsbetrages erinnert werden. Vermeiden Sie lustige oder zweideutige Texte und halten Sie sich kurz. Verstreicht diese Frist ohne Zahlungseingang, verschicken Sie eine weitere Mahnung mit einer Zahlungsfrist von sieben Tagen an den Kunden. Wenige Tage nach Ablauf dieser letzten Zahlungsfrist sollten Sie einen Spezialisten mit dem Einzug der Forderung beauftragen.

Die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten spart Zeit und Nerven

Da Malermeister Pictor mit Spezialisten, die Forderungseinzug abnehmen könnten, keine Erfahrungen hatte, stellte er kurzerhand eine Fachkraft für diesen Bereich ein. Nach zwei Jahren verließ sie den Betrieb wieder, ein Nachfolger war weit und bereit nicht in Sicht. Und so widmete sich Malermeister Pictor schon bald an den Abenden und Wochenenden nicht mehr seiner Familie, sondern arbeitete sich hinter seinem Bildschirm mühsam in die fremde Materie ein. Für zusätzlichen Frust sorgten mangelhafte Ergebnisse. Viele Rechnungen blieben unbezahlt. Was müssen Sie anders machen? Es ist sicher bequem, eine eigene Mahn und Vollstreckungsabteilung im eigenen Unternehmen zu führen, es kostet aber auch – und senkt damit die Wettbewerbsfähigkeit. Besser ist es deshalb, wenn Sie einen externen Spezialisten beauftragen, sobald Ihre Mahnungen erfolglos bleiben. Die Kosten, die bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters entstehen, können Sie über den Kunden in der Regel ersetzt verlangen. Rechtsanwälte/Rechtsbeistände, Kreishandwerkerschaften und Inkassounternehmen leisten hier gute Dienste. Erkundigen Sie sich nach Dienstleistern, die sich auf den Bereich des Forderungsmanagements im Handwerk spezialisiert haben.

Rekapitulieren Sie

Der Alltag hat Sie fest im Griff und Ihre Kunden bestimmen Ihren Tagesablauf. Nehmen Sie sich dennoch die Zeit und überprüfen Sie, welche Tipps das Forderungsmanagement in Ihrem Betrieb verbessern können. Klären Sie bei bereits ausgebuchten Forderungen die Fragen: (1) Wodurch ist der Forderungsverlust entstanden? (2) Hätte er durch eine Maßnahme vermieden werden können? (3)Welche Maßnahme wäre Erfolg versprechend gewesen? Sie werden feststellen, dass Ihre Forderungen »sicherer« werden, wenn Sie sich an diese Spielregeln halten. Foto: Bernd Ducke/Mappe